Лайфхак: как работать с Google Docs

19 сентября 2019

3 071

Сейчас многие пользуются Google Docs, чтобы упростить личную и командную работу с файлами. Сервис почти полностью заменяет Word и Excel, не требует скачивания программы на компьютер и хранит всю информацию в облаке на гугл-диске.

Еще один важный плюс гугл-докс — возможность установки мобильного приложения (ios, android) и работа через смартфон. Через приложение создать или отредактировать файл можно в любое время и в любом месте.

Авторы статей «Сарафана» работают именно через гугл-докс, чтобы наши редакторы могли не только скорректировать материал начинающих авторов, но и внести комментарии и разъяснения. Мы подготовили инструкцию по работе с гугл-докс, чтобы вам было проще начать пользоваться данным сервисом.

Создание аккаунта

Чтобы написать статью в гугл-докс, у тебя должен быть гугл-аккаунт. Если ты пользуешься Gmail, гугл-картами или YouTube, то у тебя скорее всего есть гугл-аккаунт. Ты всегда можешь восстановить учетную запись, если не помнишь свои данные.

Создание документа

После регистрации учетной записи ты можешь приступать к работе. Гугл-докс позволяет создавать документы (word), таблицы (excel), презентации (powerpoint) и формы (анкеты). В данной статье мы расскажем именно о создании документов.

Интерфейс сервиса представляет упрощенный Word, поэтому разобраться в нем будет несложно. Большинство функций можно найти интуитивно, а если потребуется расширенный функционал, всегда можно отредактировать документ на компьютере и загрузить в гугл-докс.

Чтобы создать новый документ:

Откройте Google Docs;
Нажмите плюсик, чтобы создать документ «Создать документ».

Или ты можешь создать документ, перейдя по ссылке.

Настройки доступа

Чтобы мы смогли не только просматривать документ, но и комментировать и редактировать его, нам нужен доступ. Чтобы открыть доступ другому пользователю, открой необходимый файл и выбери «Настройки доступа» (Share). Отметь первый пункт «Редактировать могут все, у кого есть ссылка» (Anyone with the link can edit). Затем скопируй ссылку (Copy link), нажми «Готово» (Done) и отправь ссылку нужному пользователю.

История комментариев

Прелесть гугл-докс в том, что другие пользователи могут оставлять свои комментарии к конкретным местам в документе. При проверке статей наши редакторы оставляют комментарии авторам там, где нужно что-то исправить, добавить или убрать. Например, когда нужно добавить гиперссылку, убрать стоп-слова или объяснить, что не так с текстом автора.

Изучив комментарий редактора, автор может либо принять предложенную корректировку (нажать галочку), либо оставить комментарий в ответ. Для этого нужно нажать на комментарий и ввести ответ в поле «Ответить» (Reply).

Форматирование документа

У Сарафана есть своя редакционная политика, которая предписывает единые правила для оформления всех статей журнала. Стиль текста может меняться в зависимости от автора, но форматирование материалов должно соответствовать единой концепции.

Основные аспекты, на которые автору необходимо обратить внимание при подготовке материала для «Сарафана»:

Маркированные и нумерованные списки;
Полужирный шрифт;
Гиперссылки.

Маркированные и нумерованные списки

Для структуризации текста используются маркированные (с точками) и нумерованные (с цифрами) списки. Нумерованный список используется тогда, когда нам важна последовательность пунктов. Например, в инструкциях:

Как написать статью в «Сарафан»:

Создать гугл-док;
Написать статью;
Настроить доступ для редактора;
Отправить редактору;
Скорректировать статью;
Снова отправить редактору.

Во всех остальных случаях используются маркированные (ненумерованные) списки.

Почему мы используем гугл-докс?

Стильно;
Модно;
Молодежно.

Полужирный шрифт

Используется для выделения главной информации в тексте. Не выделяйте все предложение или абзац целиком. От этого смысл выделения теряется. Выдели текст в статье и нажми на значок «В» в верхней панели инструментов.

Курсив и подчеркнутый шрифт в Сарафане применяются в редких случаях, поэтому лучше их не использовать. При необходимости редактор сам применит такое форматирование.

Гиперссылки

Это когда мы кликаем на текст или картинку и переходим на другую веб-страницу. Чаще всего отображается как синий подчеркнутый текст, но на сайте Сарафана он розовый. Использование гиперссылок помогает читателю быстро перейти на нужную страницу или найти дополнительную информацию. Гиперссылки должны быть вставлены на все, на что можно сослаться: на сайт, группу, личную страницу в ВК, пост, статью, видео и тд.

Прямая вставка текста ссылки в статью запрещена! Это плохо и должно преследоваться по закону. От этого текст становится длинным и нечитаемым.

Сравните:

С 17 по 20 октября Студсовет проведет образовательный выезд «PROJECTOR». Это образовательное мероприятие, на котором участники выезда слушают лекции и мастер-классы, а в конце защищают собственные проекты. В прошлом году проектом-победителем стал Комитет свободных искусств. На Всероссийском конкурсе «Лидер 21 века» он занял 2 место. Чтобы зарегистрироваться, заполните заявку. Если у вас есть вопросы, свяжитесь с администратором выезда.

С 17 по 20 октября Студсовет https://vk.com/sssutd проведет образовательный выезд «PROJECTOR» https://vk.com/projectorsuitd. Это образовательное мероприятие, на котором участники выезда слушают лекции и мастер-классы, а в конце защищают собственные проекты. В прошлом году проектом-победителем стал Комитет свободных искусств https://vk.com/freeartsutd. На Всероссийском конкурсе «Лидер 21 века» https://vk.com/lider21vek он занял 2 место https://vk.com/wall-15625?q=%23%D0%9A%D0%BE%D0%BD%D0%BA%D1%83%D1%80%D1%81%D0%9E%D0%A1%D0%A1%D0%A3&w=wall-15625_8216. Чтобы зарегистрироваться, заполните заявку https://vk.com/projectorsuitd?w=app5708398_-103067789. Если у вас есть вопросы, свяжитесь с администратором https://vk.com/vldpershina выезда.

Чтобы добавить гиперссылку:

Скопируй ссылку;
Выдели текст, который нужно преобразовать в гиперссылку;
Кликни «Вставить/изменить ссылку» на панели инструментов;
Введи ссылку и нажми Enter.

Валерия Васильева